使用组态软件的目的是为了对一个自动化系统进行监控。在进行监控之前，用户需要告诉监控的对象是谁？如何来进行监控？什么人员可以进行哪些监控操作？哪些信息在什么情况下需要报警？哪些信息需要记录下来？哪些数据需要长期保存？保存到哪个地方？是否需要定时打印报表？报表的样式是什么样的？在一个使用组态软件进行监控的应用项目中，所有这些用户需要回答的，告诉组态软件如何进行监控的信息集合，称为一个“工程”。一个工程就对应一个监控系统。典型的工程包含的信息有：组态软件和下位的PLC等控制系统或设备是如何通信的，有哪些监视画面，系统有哪些操作人员，他们的密码和分别有何权限等等信息。

要进行一个实际的监控项目，用户需要作两部分的工作，一是按照工程的实际要求准备好工程，二是把工程监控起来。组态软件也相应地划分为两个基本部分，即开发系统和运行系统，前者用于用户建立工程，后者用于将建立好的工程按监控的意图监控起来，是监控的目的所在。

从新建、配置到完成一个工程的过程，称为工程开发，或工程组态。组态软件中用来进行工程开发和后续处理的软件称为开发系统，也叫开发环境、组态环境。

建立一个工程，用于保存各种开发完成的信息；配置组态软件和PLC、仪表、板卡等的通信，配置需要采集的现场数据和需要控制哪些过程数据；配置工程中的数据变量；绘制监控的画面来模拟工业现场，定义画面上的动画来形象化再现监控对象的情况，定义画面上的操作事件来控制和影响生产过程；定义需要长期记录的信息，定义工程的操作和管理人员，为他们分配密码；定义工程的报警、报表、配方、外部数据库连接、热键、特殊的程序编制；定义工程所使用的语言，以及在不同语言下的文字和图片；工程在运行时候的一些特别选项等等。

对一个开发完成的工程，把工程中所配置的各项功能，按照开发者的要求工作起来，取得预期效果，并将工程配置的各个部分有机的结合到一起的过程称为“运行”一个工程。

工程运行根据工程的配置可能包括：采集设备中的现场信号，将它们的数值保存在组态软件的工程变量中；显示监控界面，让界面上的图形属性根据工程变量的变化而改变形态并不断刷新；用曲线、图表等各种形式显示过程数据；将用户通过点击画面上的按钮等动作转化控制指令发送到现场设备；将系统的警告信息在画面上及时提示操作员，在需要和连接有短信发射装置时，将报警以短信的方式发送给有关的手机等；记录和保存运行中的重要数据；对操作员的操作进行记录，以备事故后分析原因；对操作员进行密码核实等管理；切换画面的显示语言；定时打印报表；接受企业从管理系统下传的数据，并把生产数据送往企业的管理信息系统等等。

组态软件中用来运行工程的软件称为运行系统，也叫运行环境。