在工业自动化系统中，当出现象“锅炉的压力过高”、“安全门被打开”等严重或者需要引起注意的工况时，监控系统需要及时向系统运行人员、维护人员、主管技术人员、甚至管理人员以各种手段发出警示信息，以引起他们的注意，让他们能及时掌握系统的运行状况，及时采取行动，避免可能出现的事故或危险，保证系统的正常、安全、可靠和高效率的运行。这就是“报警”所需要完成的功能。组态软件一般都具有完善的报警机制来满足不同人员对报警的不同需求，是系统稳定可靠运行的重要功能。

组态软件在工程开发其间指定需要报警的信号、这些信号在什么情况下需要报警、报警出现后如何通知相关人员、以及对报警信息的保存等处理等等。在工程运行期间，组态软件监控这些变量的状态或者数值，和所做的报警设定比较，决定是否发出报警信息。报警信息可以通过画面上的报警信息窗口内的信息、语音报警等方式及时传递给系统的运行人员，也可以通过电子邮件、手机短信、或者MSN Messenger、Yahoo Messenger等及时消息软件的对话消息和等多种形式发送给相关技术负责人员或工厂的管理人员。这些人员也可以主动通过Internet来查看系统的报警信息。

组态软件对报警信息进行了有效的管理措施，以提高显示和查询的效率。组态软件将报警信息按照严重程度进行的分类，可以使相关人员根据报警的紧急程度来采取先后处理措施。组态软件的报警信息可以分区（分组）功能，可以将相关联的报警组织到一起，从而能快速定位局部相关的报警信息。 这种“关联”可以是物理位置上的同一区域，如把锅炉A有关的报警划分为一个区（“锅炉A”），锅炉B的报警划分为另外一个区（“锅炉B”）。这种“关联”也可以是逻辑关系上的一种联系，如把多个锅炉中有关压力的报警分为一个区（“压力报警”）。

报警信息的分类、分区和不同严重程度的划分等手段的使用，能够快速定位报警信息，提高了查看报警的效率，简化了报警的管理。

组态软件的报警和确认信息的历史记录功能，方便了事故分析，运行效率分析，是进行提高系统可靠性和运行效率分析的重要数据来源。